Кавомашина в офісі — це не лише “разова покупка”, а регулярні витрати на витратні матеріали, обслуговування та роботу пристрою. Щоб оцінити бюджет на рік, потрібні прості параметри: тип кавомашини, кількість порцій і склад “витратного кошика”.

Нижче наведено практичний приклад розрахунку. Ви можете замінити припущення на свої цифри й отримати близьку до реальності суму.

1) Базові припущення для прикладу

Для орієнтира візьмемо середній офіс: 20 робочих днів на місяць, 5 днів на тиждень. Визначимо кількість порцій і середню ціну витрат на одну чашку. Припустимо, що каву в офісі п’ють 8–12 людей, а машина готує близько 500 порцій на місяць (≈ 6000 порцій на рік).

Також умовно вважатимемо автоматичну кавомашину з зерновою кавою та молоком (лате/каапучино), бо це найчастіший сценарій. Якщо у вас капсульна машина — витрати переважно “перекладаються” в ціну капсул.

2) Звідки беруться витрати

Річний бюджет на утримання кавомашини зазвичай складається з таких блоків:

• Кава (зерно) + за потреби цукор/сиропи.
• Молоко або альтернативи (враховуйте, чи це свіже молоко, молочні напої чи CO₂/приготування зі збивачем).
• Фільтри для води (зазвичай змінюються періодично).
• Техобслуговування: планові сервісні роботи та діагностика.
• Чистячі засоби для декальцинації/очищення молочного тракту (таблетки/рідини).
• Електроенергія (зазвичай менша частка, але її варто врахувати).

В реальному житті частота чисток/сервісу залежить від завантаження та якості води.

3) Приклад розрахунку на рік (зернова кавомашина)

Крок 1. Кава на порцію. Припустимо, що на одну порцію в середньому припадає 10–14 г зерна (залежно від рецепту). Для орієнтиру візьмемо усереднену вартість сировини: 12 грн за порцію кави (зерно) як середній приклад по офісних закупівлях.

Крок 2. Молоко на порцію. Якщо частина напоїв з молоком, можна оцінити середню частку. Наприклад, припустимо, що 60% порцій — це напої з молоком (лате/какао/капучино). Тоді усереднена вартість молока в перерахунку на одну порцію може бути, скажімо, 8 грн (усереднено між молочними та немолочними напоями).

Крок 3. Витратні матеріали на порцію. Сюди часто відносять дрібні “побутові” витрати: серветки, одноразові стаканчики (якщо є), зони очищення — але в мінімальному офісному бюджеті це зазвичай менше за каву/молоко. Для прикладу закладемо 1–2 грн на порцію (візьмемо 2 грн).

Отже, змінні витрати на 1 порцію: 12 + 8 + 2 = 22 грн.

Змінні витрати за рік: 6000 порцій × 22 грн = 132 000 грн/рік.

Крок 4. Разові/регулярні витрати, не прив’язані напряму до порції (фіксовані компоненти):

• Фільтри води: 2–6 замін за рік (залежно від моделі та налаштувань). Припустимо 6 000 грн/рік.
• Чистячі засоби: декальцинація та очищення молочного тракту. Припустимо 8 000 грн/рік.
• Плановий сервіс: наприклад 1 профілактика/обслуговування на рік (інколи 2). Припустимо 10 000 грн/рік.
• Електроенергія: за умов регулярного підігріву. Припустимо 2 500–6 000 грн/рік. Візьмемо 4 000 грн/рік.

Сума фіксованих витрат за рік: 6 000 + 8 000 + 10 000 + 4 000 = 28 000 грн/рік.

Загальний бюджет утримання на рік: 132 000 + 28 000 = 160 000 грн/рік.

У перерахунку на порцію: 160 000 / 6000 ≈ 26,7 грн за чашку (включно з сервісом, фільтрами та чисткою).

4) Як швидко порахувати під ваш офіс

Скористайтеся простою формулою:

Річна вартість = (Кава/порція + Молоко/порція + Інше/порція) × Кількість порцій за рік + Фільтри + Засоби для очищення + Сервіс + Електроенергія.

Ключові “перемикачі” в розрахунку:

• Кількість порцій (найсильніше впливає на змінні витрати).
• Частка молочних напоїв (визначає, наскільки важливою стає вартість молока).
• Ціна зерна і потрібна грамовка рецепту.
• Частота сервісу та політика конкретного постачальника/сервісного центру.

5) На що звернути увагу, щоб не переплачувати

По-перше, перевірте, як у вас налаштовані програми очищення та сповіщення про заміну фільтрів: це впливає на ресурс вузлів і витрати на чистку. По-друге, оцініть, чи потрібен сервіс частіше, якщо у вас високе навантаження (більше порцій на день) або складні рецепти з молоком.

Також корисно виміряти фактичну “вартість порції” у вас: скільки напоїв і яких саме готуються. Навіть у двох офісах з однаковою кількістю людей фактичні витрати можуть відрізнятися через відсоток молочних напоїв і популярність різних рецептів.

Висновок: у типовому сценарії офісної зернової кавомашини річні витрати часто лежать у межах близько 120 000–220 000 грн, але точне число залежить від кількості порцій, цін на каву/молоко та графіка сервісу. Якщо надішлете: модель (або тип), кількість порцій/місяць і чи є молоко — порахую персонально.